AI voor HR: cv-selectie is precies waar het misgaat

AI kan HR helpen met vacatureteksten, het plannen van gesprekken, het samenvatten van documenten en het beantwoorden van vragen van medewerkers. Zulke ondersteuning kan werk overzichtelijker maken, zolang je de uitkomsten controleert en geen onnodige persoonsgegevens invoert.

Bij het selecteren, rangschikken of afwijzen van kandidaten gaat het al snel mis. Gegevens kunnen bestaande vooroordelen weerspiegelen, terwijl de reden voor een uitkomst moeilijk te achterhalen is. AI bij werving en selectie kan onder de AI Act als hoog risico gelden. Laat de toepassing toetsen en houd de uiteindelijke beslissing bij een mens.

Waar AI HR kan ondersteunen

Begin bij taken waarbij AI helpt informatie te ordenen of een eerste versie te maken, zonder zelfstandig over mensen te beslissen. Een taalmodel kan bijvoorbeeld een vacaturetekst herschrijven op basis van functie-eisen die HR zelf heeft vastgesteld. Een medewerker controleert of de tekst klopt, begrijpelijk is en geen onbedoelde uitsluitende formuleringen bevat.

Ook planning kan een geschikte toepassing zijn. Een hulpmiddel kan beschikbare gesprekstijden verzamelen of een voorstel voor de agenda maken. Bij onboarding kan een interne assistent standaardvragen beantwoorden, zoals waar medewerkers beleid of formulieren vinden. Een systeem kan bovendien beleidsdocumenten samenvatten of een eerste antwoord op veelgestelde personeelsvragen opstellen.

Dat maakt de uitkomst niet automatisch juist. Controleer samenvattingen aan de hand van het oorspronkelijke beleid en maak duidelijk wanneer een antwoord voorlopig is. Zorg dat medewerkers voor persoonlijke of complexe kwesties bij een bevoegde HR-collega terechtkunnen.

Waarom cv-selectie riskant is

Een systeem dat cv’s selecteert of kandidaten een score geeft, kan patronen uit eerdere werving overnemen. Als eerdere keuzes bepaalde groepen bevoordeelden, kan een model die voorkeuren opnieuw toepassen. Ook schijnbaar neutrale kenmerken kunnen samenhangen met persoonlijke eigenschappen. Welke effecten optreden, hangt af van de gebruikte gegevens, de inrichting en de manier waarop mensen de uitkomst gebruiken. Je kunt ze niet afleiden uit alleen een productbeschrijving.

Een score kan bovendien objectief lijken zonder dat duidelijk is waarom iemand hoger of lager eindigt. Misschien weegt het systeem opleiding, ervaring, taalgebruik of een ander kenmerk mee. Als die afweging niet inzichtelijk is, wordt het lastig om een kandidaat eerlijk te beoordelen, een fout te ontdekken of uit te leggen waarom iemand niet doorgaat.

Een mens die alleen de ranglijst volgt, biedt geen betekenisvolle controle. De beoordelaar moet relevante informatie zelf kunnen bekijken, afwijkingen kunnen signaleren en de uitkomst gemotiveerd naast zich neer kunnen leggen. Als het systeem niet genoeg informatie geeft om dat te doen, is het geen goede basis voor een personeelsbeslissing. Lees ook wat een hoog-risico-AI-systeem kan betekenen.

Besluiten, uitleg en transparantie

Leg vooraf vast welke taken AI wel en niet mag uitvoeren. Je kunt bijvoorbeeld toestaan dat een hulpmiddel een vacaturetekst opstelt, maar verbieden dat het kandidaten zelfstandig afwijst of rangschikt. Als AI een medewerker helpt bij een beoordeling, moet die medewerker begrijpen welke informatie het systeem gebruikt en welke beperkingen gelden.

Informeer kandidaten en medewerkers begrijpelijk wanneer AI een rol speelt in een proces dat hen raakt. Vertel wat het hulpmiddel doet, waarvoor de uitkomst wordt gebruikt en wie de beslissing neemt. Geef ook aan waar iemand terechtkan met vragen of wanneer diegene een uitkomst wil laten bekijken. De precieze informatie die passend is, hangt af van de toepassing en de context.

Uitlegbaarheid begint bij een afgebakend proces. Bewaar vast welke gegevens zijn gebruikt, welke controle plaatsvond en wie verantwoordelijk was voor het besluit, voor zover dat noodzakelijk en passend is. Zo kan HR achteraf nagaan hoe een beslissing tot stand kwam en leren van fouten. Meer over menselijke controle lees je in wanneer een mens moet goedkeuren.

Privacy, personeelsbeoordeling en risico’s

Een cv en personeelsdossier bevatten persoonsgegevens. Deel daarom alleen de informatie die nodig is voor de taak. Verwijder gegevens die niet relevant zijn, stel duidelijke bewaartermijnen vast en controleer wie toegang heeft tot invoer en uitkomsten. Zet geen gevoelige gegevens of vertrouwelijke personeelsinformatie in een externe tool voordat je hebt vastgesteld hoe die gegevens worden verwerkt, bewaard en eventueel gebruikt.

Hetzelfde geldt voor medewerkersmonitoring en prestatiebeoordeling. AI die gedrag, productiviteit of geschiktheid probeert af te leiden, kan diep ingrijpen in de positie van medewerkers. Een dashboard of score is geen neutrale waarneming: de gekozen gegevens en interpretatie kunnen onvolledig zijn. Bepaal of de monitoring echt nodig is, welke grenzen gelden en hoe medewerkers bezwaar kunnen maken of context kunnen geven.

Denk bij de voorbereiding aan de vragen die ook bij een DPIA aan bod komen: welke persoonsgegevens zijn nodig, wat kan er misgaan, wie ondervindt gevolgen en hoe beperk je die? Een DPIA kan in bepaalde situaties verplicht zijn; dat hangt af van de verwerking. De uitleg over AI en de AVG en een DPIA voor AI helpt om die beoordeling te structureren.

Maak een klein beleid en controleer de toepassing

Je hoeft niet met een uitgebreid document te beginnen. Stel in begrijpelijke taal vast welke AI-hulpmiddelen zijn toegestaan, welke gegevens medewerkers daarin mogen invoeren en voor welke beslissingen altijd een bevoegde persoon verantwoordelijk blijft. Wijs ook iemand aan die vragen en incidenten opvangt. Toets daarnaast of de toepassing volgens de AI Act als hoog risico kan gelden; de kwalificatie hangt af van het concrete doel en gebruik en moet deskundig worden beoordeeld.

Gebruik deze checklist als startpunt:

Is het doel van de AI-toepassing duidelijk en beperkt?
Helpt de toepassing bij administratie, of beïnvloedt zij selectie, beoordeling of een andere beslissing over mensen?
Zijn de gebruikte gegevens noodzakelijk, passend en beschermd?
Kan een medewerker de uitkomst controleren, tegenspreken en begrijpelijk toelichten?
Weten kandidaten en medewerkers wanneer AI wordt gebruikt en waar ze met vragen terechtkunnen?
Zijn bewaartermijnen, toegang en verantwoordelijkheden vastgelegd?
Is beoordeeld of een DPIA nodig is en of de toepassing onder hoog risico kan vallen?

Herzie het beleid wanneer het hulpmiddel, de gegevens of het werkproces verandert. Een toepassing die eerst alleen teksten opstelde, kan later aan een personeelsdossier worden gekoppeld. Daarmee verandert ook het risico. Betrek HR, privacy, informatiebeveiliging en de mensen die het systeem dagelijks gebruiken bij de beoordeling.

Laat je juridisch toetsen

Dit artikel geeft algemene informatie en is geen juridisch advies. Laat een jurist of functionaris voor gegevensbescherming beoordelen wat de regels betekenen voor jouw toepassing, gegevens en werkproces.