Hoe ontdek je shadow AI binnen een organisatie?

Shadow AI ontdek je door medewerkers op een open manier te vragen welke AI-tools ze gebruiken en waarvoor, en die antwoorden te vergelijken met wat je kunt zien in netwerk- en SaaS-logs, betaalde abonnementen en browserextensies. Kijk daarbij ook naar persoonlijke accounts en ingebouwde AI-functies in software die je bedrijf al gebruikt. Zo krijg je een realistischer beeld dan met alleen een lijst van officieel goedgekeurde applicaties.

Gebruik de inventarisatie om risico’s en behoeften te begrijpen, niet om medewerkers te betrappen. Een tool kan zijn gekozen omdat die een concreet probleem oplost of omdat een toegestane oplossing ontbreekt. Bespreek daarom wat mensen ermee doen, welke gegevens ze invoeren en welke veilige alternatieven ze nodig hebben. Stel daarna duidelijke, werkbare afspraken op en bied passende tools aan.

Wat shadow AI is

Met shadow AI bedoelen we AI-systemen die medewerkers gebruiken voor hun werk zonder dat de organisatie die toepassing officieel heeft gekozen, beoordeeld of opgenomen in haar afspraken. Dat kan een chatbot zijn, maar ook een functie in een schrijfprogramma, vergaderapp, ontwerpsoftware of klantenserviceplatform. Soms begint het met een gratis account of proefperiode. Het gebruik kan daardoor buiten het zicht blijven van IT, management en de mensen die verantwoordelijk zijn voor privacy of beveiliging.

Niet ieder gebruik is direct gevaarlijk. Een medewerker kan openbare informatie laten herschrijven of een eerste opzet maken van een interne tekst. Het risico verandert wanneer iemand persoonsgegevens, vertrouwelijke klantinformatie, bedrijfsplannen, broncode of gegevens van medewerkers invoert. Ook kan output onjuist zijn of zonder controle worden overgenomen. Je wilt dus weten welke toepassingen er zijn en waarvoor ze worden gebruikt voordat je besluit wat aangepakt moet worden.

Begin met gesprekken zonder schuldvraag

Leg uit waarom je de inventarisatie uitvoert: om veilig en bruikbaar AI-gebruik mogelijk te maken en blinde vlekken te verkleinen. Benadruk dat het gesprek niet bedoeld is om individueel gebruik af te straffen. Vraag medewerkers welke tools ze gebruiken, voor welke taken, hoe vaak en welke gegevens ze invoeren. Vraag ook welke taak ze ermee proberen op te lossen en wat hen tegenhoudt om een goedgekeurd alternatief te gebruiken.

Een korte vragenlijst kan patronen zichtbaar maken. Vraag bijvoorbeeld naar categorieën als tekst schrijven, vertalen, samenvatten, programmeren, afbeeldingen maken of vergaderingen uitwerken. Vraag of mensen hun werkaccount of een persoonlijk account gebruiken, of ze AI-functies in bestaande software herkennen en of ze weten wat er met ingevoerde gegevens gebeurt. Laat ruimte voor een toelichting. Een anonieme mogelijkheid kan eerlijkere antwoorden opleveren, maar maakt het lastiger om een onveilige toepassing direct met de gebruiker te bespreken.

Vergelijk antwoorden met technische signalen

Bekijk netwerk- en SaaS-logs op gebruik van bekende AI-diensten en op accounts of applicaties die niet in je interne overzicht staan. Controleer zakelijke betaalmiddelen en declaraties op terugkerende abonnementen of proefdiensten die zijn omgezet in een betaald account. Een medewerker kan ook een AI-dienst betalen met een persoonlijke kaart, dus financiële gegevens geven geen volledig beeld.

Inventariseer browserextensies en plug-ins die inhoud kunnen lezen, samenvatten of naar een externe dienst sturen. Controleer daarnaast de instellingen van software die al is goedgekeurd: leveranciers voegen geregeld AI-functies toe aan bestaande producten. Denk aan functies die vergaderingen transcriberen, documenten samenvatten of tekst genereren. Ga na of die functies aanstaan, welke gegevens ze verwerken en of medewerkers ze kunnen gebruiken zonder een aparte installatie.

Gebruik technische signalen zorgvuldig. Een domeinbezoek bewijst niet dat iemand bedrijfsinformatie heeft ingevoerd. Logs kunnen onvolledig zijn en persoonlijk gebruik op een zakelijk apparaat kan op zakelijk gebruik lijken. Beperk inzage tot wat nodig is voor de inventarisatie, leg vast wie de gegevens bekijkt en volg de interne afspraken voor monitoring.

Breng gebruik en risico’s in kaart

Maak per toepassing een eenvoudig overzicht: wie gebruikt de tool of welke groep gebruikt die, voor welke taak, met welke soort gegevens en met welk doel? Noteer ook of een medewerker uitkomsten controleert voordat die worden gedeeld of gebruikt. Markeer toepassingen waarbij vertrouwelijke informatie of persoonsgegevens worden ingevoerd, waarbij beslissingen over mensen worden ondersteund of waarbij AI zelfstandig iets verstuurt of wijzigt.

De context is belangrijk. Een publieke chatbot en een afgeschermde zakelijke omgeving kunnen verschillende voorwaarden bieden. Lees daarom ook de relevante contract- en privacy-informatie van de leverancier: worden invoeren bewaard, gebruikt voor verdere verwerking of gedeeld met andere partijen? Je hoeft niet vooraf elke tool volledig technisch te onderzoeken. Begin met toepassingen en werkwijzen die gevoelige gegevens verwerken of gevolgen kunnen hebben voor klanten, medewerkers of bedrijfsprocessen.

Wil je de uitkomst vastleggen? Lees dan hoe je een AI-register bijhoudt.

Maak beleid en veilige alternatieven concreet

Een beleid werkt alleen als medewerkers weten wat ze mogen gebruiken en hoe. Beschrijf welke tools zijn goedgekeurd, voor welke taken ze geschikt zijn en welke gegevens nooit in een onbeoordeelde dienst thuishoren. Leg uit wanneer menselijke controle nodig is, hoe fouten of incidenten gemeld worden en bij wie medewerkers terechtkunnen met vragen. Houd de afspraken kort genoeg om tijdens het werk te gebruiken.

Bied ook alternatieven die het werk daadwerkelijk helpen. Als medewerkers AI gebruiken om teksten samen te vatten, geef dan toegang tot een goedgekeurde toepassing die voor dat doel is beoordeeld. Als een team een functie nodig heeft die nog niet beschikbaar is, wijs dan een route aan om die te laten beoordelen. Zonder bruikbaar alternatief kan een verbod het gebruik juist minder zichtbaar maken.

Herhaal de inventarisatie wanneer processen, software of behoeften veranderen. Nieuwe functies kunnen in bestaande abonnementen verschijnen en medewerkers vinden nieuwe toepassingen. Laat teams melden wanneer ze een nieuwe tool willen inzetten en werk het overzicht bij. Zo wordt ontdekking een doorlopend onderdeel van goed beheer, geen eenmalige speurtocht.

Houd rekening met privacy en AI-regels

Shadow AI kan praktische gevolgen hebben voor privacy, informatiebeveiliging, contracten en de betrouwbaarheid van werk. Wanneer persoonsgegevens worden ingevoerd, moet de organisatie onder meer nagaan waarom die gegevens worden verwerkt, wie toegang krijgt en hoe ze worden beschermd. De AVG blijft relevant, ook als een medewerker gegevens uit gemak in een externe AI-dienst plakt.

De AI Act werkt met regels die afhangen van het soort AI-systeem en de manier waarop het wordt gebruikt. De rol van de organisatie en het doel van de toepassing kunnen daarom van belang zijn. De wet omvat ook aandacht voor AI-vaardigheid en specifieke verplichtingen voor bepaalde toepassingen. Een inventarisatie helpt vaststellen waar nader onderzoek nodig is; op zichzelf maakt zij gebruik niet automatisch compliant.

Neuralex geeft geen juridisch advies. Laat vóór invoering van beleid of een nieuwe toepassing de relevante werkwijze en gegevensverwerking juridisch toetsen.

Veelgestelde vragen

Wat is een eerste stap als je vermoedt dat er shadow AI wordt gebruikt? Leg uit dat je veilig gebruik mogelijk wilt maken en vraag medewerkers open welke AI-tools ze voor hun werk gebruiken en waarvoor.

Zijn netwerklogs voldoende om shadow AI te ontdekken? Nee. Logs kunnen gebruikssporen tonen, maar niet altijd wie een tool gebruikte of welke informatie werd ingevoerd. Combineer ze met gesprekken, vragenlijsten en abonnementsoverzichten.

Moet je iedere AI-tool verbieden die niet is goedgekeurd? Niet automatisch. Beoordeel eerst het doel, de gegevens en de risico’s. Maak daarna duidelijk welke toepassing is toegestaan en bied een bruikbaar alternatief.